Virginia Carretié, Directora Territorial Norte – SATEC.

“La RPA facilita la adopción de una estrategia de mejora continua”

¿Qué comporta la automatización robótica de procesos y qué diferencia hay entre esta y la automatización tradicional?

La automatización robótica de procesos (RPA) es la simulación de la interacción de un usuario con un sistema de información. Se utiliza para la automatización de tareas repetitivas, normalmente de bajo valor añadido. Hasta aquí, esta definición podría aplicarse tanto a la automatización tradicional como a la automatización robótica. La diferencia entre una y otra radica en que, mientras que la automatización tradicional sustituye un proceso de principio a fin sin intervención alguna de otros factores, la automatización robótica es capaz de tener en cuenta el contexto y tomar decisiones. Esta “capacidad de decisión” de la automatización robótica se consigue gracias a la incorporación de dos elementos clave:

  • un orquestador, que permite controlar todo el proceso, intercalar y/o alternar automatizaciones con interacciones del usuario, con otros RPA, e incluso con otros procesos y con otros sistemas, en función de las diferentes tomas de decisiones.
  • inteligencia artificial para incrementar las capacidades de interpretación, comprensión y aprendizaje del entorno en el que se desenvuelve el RPA.

¿Cómo se está implementando en España esta innovación?

La automatización robótica de procesos se está implementando, mayoritariamente por el momento, en procesos sencillos, como puede ser: cumplimentar formularios, extraer información de un sistema e insertarla en otro, leer emails, interpretarlos, recoger información adicional y contestarlos, convertir información desestructurada en estructurada, elaboración de informes incorporando fuentes de información de diversa índole, etc.

Muchas empresas están comprobando la eficiencia que les puede aportar en sus procesos y están valorando muy positivamente su potencial. La automatización con RPA tiene un claro impacto en productividad, calidad, la agilidad de los procesos, reducción de costes, mejor gestión de la información. Son muchos los beneficios, por lo que indudablemente será una tecnología muy extendida en no mucho tiempo.

¿Cuáles son los retos para las empresas que desean incorporar RPA?

El principal reto en RPA es similar al que nos enfrentamos a la hora de incorporar cualquier nueva tecnología en una organización: debemos tener una visión, una estrategia y un enfoque claros. Una vez que tenemos claro dónde queremos llegar, nos encontraremos con retos más específicos de la automatización, como pueden ser la fragmentación de los procesos, la diversidad de tareas involucradas en los mismos o la falta de homogeneidad. Merece la pena resaltar también, desde el punto de vista de las personas, que será necesario prestar especial atención a su capacitación, así como fomentar una cultura de aprendizaje e innovación en la organización.

¿Qué ventajas puede suponer para una empresa en proceso de internacionalizarse invertir en RPA?

La inversión en RPA, además de tener como beneficio en cualquier empresa la reducción de costes y el incremento de la productividad, en el caso de las organizaciones globales puede aportar grandes ventajas derivadas de la homogeneización de los procesos, rapidez y facilidad de implantación de cualquier nueva tarea o modificación de los procesos existentes, minimización de errores y mejora de la calidad.

La facilidad de implementación de la automatización de procesos y tareas que otorga RPA permite implantar con una gran agilidad y con gran seguridad los procesos de forma homogénea en toda la organización. Además, estos procesos pueden ser auditados automáticamente y modificados para su mejora de forma rápida y segura. Los procesos automatizados facilitan también la escalabilidad y la flexibilidad de la organización, dotándola de capacidades de crecimiento y de adaptación al entorno, capacidades absolutamente necesarias en el entorno de volatilidad e incertidumbre en el que nos encontramos en la actualidad.

Esta homogeneización en los procesos facilita también que la calidad del servicio y la experiencia de cliente sea la misma en toda la organización, independientemente de la localización y de las personas que intervengan. Se minimizan los errores, se evitan duplicidades y se minoran los tiempos, logrando trasladar a los clientes las eficiencias obtenidas en la mejora de los procesos.

Por último, ¿qué impacto tiene la RPA en los recursos humanos?

El impacto más inmediato es la eliminación de tareas repetitivas, con lo que las personas se pueden dedicar a tareas de mayor valor, redundando no solo en la aportación de este valor a la organización, sino también en la satisfacción de las personas con su propio trabajo.

Sin embargo, la implementación de RPA en los procesos de negocio puede llevar consigo otros beneficios que quizás no sean tan obvios y que tienen mucho que ver con la cultura de empresa. RPA permite avanzar hacia formas ágiles de trabajo, hacia una organización más dinámica, centrada en las personas, con ciclos de decisión e implantación cortos y con un aprendizaje continuo que facilita mucho la adopción de una estrategia de mejora continua en la organización.

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