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Categorías: DigitalOpinión

Digitalización en documentos contractuales

Documentos on line

Cada día las empresas gestionan una cantidad muy alta de documentación que debe ser intercambiada y firmada entre diferentes partes, como es el caso de contratos laborales, pólizas, nóminas, cesiones de responsabilidad, contratos de arrendamiento, etc. En la mayoría de los casos, esta gestión se realiza de manera manual, lo que dificulta y retrasa los procesos contractuales y genera situaciones de inseguridad jurídica, ya que a menudo se inicia la prestación de un servicio sin que esté formalizado.

Contralia es un servicio SaaS (Software as a Service) desarrollado por SERES que ofrece a las organizaciones un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieran de un consentimiento de forma manifiesta. Contralia automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento y acumula pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en él.

Las posibilidades de simplificar estos procesos y ahorrar costes son especialmente importantes en sectores como la banca, seguros, servicios financieros, Utilities, ETTS, sanidad, reparación de automóviles, construcción, reforma y obras, etc. «Sorprendentemente – comenta Alberto Redondo, director de marketing de SERES Iberia y LATAM- la digitalización sigue siendo una asignatura pendiente a la hora de formalizar una relación contractual». Según Redondo, «seguimos firmando el documento en papel e introduciendo a mano los datos en los sistemas de gestión internos, lo que supone una gran cantidad de horas de gestión y unos costes económicos que se pueden reducir exponencialmente».

Ventajas de la firma online

Contralia simplifica las tareas administrativas, automatizando el proceso y gestionando la documentación de forma más eficiente, al incluir también el intercambio de datos con los sistemas de gestión, eliminando el papel y activando los procesos de backoffice como la contratación y alta de los servicios.

El servicio agiliza los procesos de contratación, ofrece trazabilidad (total o parcial) del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, ofrece validez legal y garantía jurídica en la Unión Europea. Además, cumple con Ley Orgánica de Protección de Datos, el Reglamento General de Protección de Datos y el Reglamento eIDAS.

El servicio de SERES permite a los clientes que gestionen de forma masiva los envíos certificados con acuse de recepción, la recepción de documentos por un tercero, la firma electrónica de documentos (pólizas, contratos, nóminas, plantillas, etc.)

Seguro flexible

Contralia se apoya en el sistema «One Time Password», equivalente al usado en PSD2, y facilita un entorno sencillo para la identificación y firma electrónica del destinatario mediante un código de un sólo uso recibido por SMS. Además, se adapta de forma sencilla a diferentes procesos de contratación, independientemente del canal de relación con el cliente (cara a cara, online, en una sucursal, móvil…), y es un servicio de confianza según el Reglamento eIDAS (UE Nº 910/2014), con firma electrónica en la nube o remota, con la intervención de un tercero de confianza (Ley 34/2002).